1.Traductions officielles
2. Légalisation des signatures (traducteurs et fonctionnaires)
3. Apostille de La Haye (ou légalisation unique)
4. Authentification des documents (copie certifiée conforme)
5. Authentification de signature ou photographie + signature
- Traductions officielles
Les documents en langues étrangères à présenter aux administrations publiques (tant en Italie qu’au Luxembourg) doivent normalement être accompagnés d’une traduction officielle.
Au Luxembourg, pour effectuer une traduction officielle il est nécessaire de s’adresser à un traducteur officiel agréé par le « Ministère de la Justice » luxembourgeois. La liste mise à jour des traducteurs dont nous pouvons légaliser les signatures est disponible ici.
Après avoir traduit un texte ou un document destiné à être présenté en Italie ou à une administration publique : la signature du traducteur officiel doit être légalisée ; les documents originaux avec traduction doivent être présentés aux guichets de la Chancellerie Consulaire du Luxembourg.
La signature du traducteur doit être déposée à la Chancellerie Consulaire, sinon il est nécessaire de la faire authentifier par le Tribunal local.
La Chancellerie Consulaire ne dispose pas de service public de traduction et ne peut légaliser les traductions gratuites réalisées par des particuliers.
- Légalisation des signatures (traducteurs ou fonctionnaires)
« Légalisation » désigne la reconnaissance par l’Ambassade de la signature d’un agent public appartenant à l’Administration luxembourgeoise ou d’un traducteur officiel. La légalisation par le bureau consulaire n’est pas nécessaire si la traduction porte l’ « Apôtre de La Haye ».
Attention : si la légalisation demandée concerne la signature d’un traducteur, elle ne pourra procéder que si la signature fait partie de celles déposées au Registre Consulaire.
Le service a un coût pour chaque signature à légaliser sauf dans les cas de gratuité. Le tarif est prévu par la loi.
- « Apostille » de La Haye ou légalisation unique
La Convention de La Haye de 1961 a affranchi les États membres (parmi lesquels figurent le Luxembourg et l’Italie) de la nécessité de la légalisation, en la remplaçant par une autre formalité appelée « Postilla », à apposer sur les documents à faire valoir à l’extérieur par l’État dans lequel ils ont été formés.
L’Apôtre de La Haye est apposé par l’État qui a délivré le document :
- au Luxembourg: au Ministère des Affaires Etrangères
- en Italie: pour les actes notariés, judiciaires et d’état civil, s’adresser aux offices judiciaires dans le ressort desquels les actes à légaliser ont été établis ; pour d’autres documents administratifs (par exemple la signature du maire), s’adresser au préfet territorialement compétent, sauf pour la Vallée d’Aoste (Président de la Région) et pour les provinces de Trente et Bolzano (Commissaire du Gouvernement).
- Authentification des documents (copie certifiée conforme)
Le Bureau Consulaire est à la disposition du public pour le service d’authentification de copies de documents, d’authentification de signature sur délégation, de déclaration tenant lieu d’acte de notoriété, d’auto certification.
Pour procéder à l’authentification de la signature, il est nécessaire de se présenter personnellement chez le notaire avec une pièce d’identité.
- Authentification de la photographie et de la signature
Pour l’authentification de la signature et de la photographie, il est nécessaire de se présenter avec :
- document d’identification
- deux photographies, format passeport
La signature doit être apposée en présence du fonctionnaire consulaire.